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会议操作须知

  发布者:郑州【加速度·速记】  www.hnjsd.com  发布时间:2008-06-17 0:28:22  


       一、 会前:

     1. 与会议主办方洽谈
     2. 提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方。
     3. 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
     4. 确定方案,签订合同,预付定金。
      

        二、 会中

     1. 会议接待:专人负责机场,车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎条幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
     2. 会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。
     3. 会议场所:专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
     4. 会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。
     5. 会议餐饮:用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。
     6. 会议旅游:旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。
     7. 会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
     8. 会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

       三. 会后

     1. 结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对。


       会展工作流程

       一般而言,作为专业的会展公司承接/代理各类会议及展览,大多经过以下几个环节:
     1、策划:作为专业的会展代理公司,我们提供会展企划代理,告诉我们你的想法或者点子,我们为你提供可行性方案、招展企划、会议回执等等。
     2、咨询:在此阶段,我们将与委托方进行初步沟通,并就委托方的一些关心点提出自己的预案供选择—譬如在预算范围内最适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会展交通流程、接待流程等。
     3、考察:如果您认为沟通后可以相信我们,那么我们可以进入这个阶段——我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及会展设备细节等等,并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨,大致明确双方的责任与义务。
     4、确定:这个时间需要的是耐心与细致——我们得一一推敲设想得流程及预案,尽可能把方案细化,然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任,并签署相关服务协议。
     5、执行:严格而又人性化地执行协议,将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美,任何计划都是存在纰漏的,需要合作双方本着合作的理念,抛开暂时的不合,以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间,双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸,并临时决定双方签字负责人,所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。
     6、结算:双方财务人员认真核对各类单据,严格按照协议执行核算。
 
      

        会议须知

     ■预算
     会议及展览的预算不是一个概念。通常而言,会议预算包括以下几个方面:
    
      1、交通费用

          交通费用可以细分为:
     (1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通;
     (2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
     (3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港***通费用。


     2、会议室/厅费用
          具体可细分为:
     (1)、会议场地租金——通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
     (2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。
     (3)、会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。
     (4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。 对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。

     3、住宿费用

     住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有点是需要
另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。
     正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如
客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。
     会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。
     4、餐饮费用
     会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的。
     (1)、早餐
     早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)
     (2)、中餐及午餐
     中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算——自助餐形式,按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
     (3)、酒水及服务费
     通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。
     (4)、会场茶歇
     此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算。通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
     (5)、联谊酒会/舞会
     事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确认:
    
     5、视听设备
     除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:
     ●设备本身的租赁费用,通常按天计算
     ●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理
     ●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托代理

     演员及节目
     通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

     其他——点心、水果及调制色酒

     6、杂费
     杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。
     那么,展览的预算与会议预算相比有什么不同呢?
     展览预算与会议预算有相同的地方,也有不同的地方——
     相同的地方:住宿费、餐饮费、商务考察费用(如果有考察计划的话)。
     不同的地方:展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。
     展览场地租赁:如果展览在固定的展览场地进行,那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面积通常为3mX3m,隔断高度在2.3m至2.5m之间。标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有下列设备可供租赁:展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。
     如果是在其他公共场所举办展览(譬如市政广场或者体育场所等),那么场地租赁的预算就很难预测了——通常面议,按日计算,价格与场地人流集中度及展览时间(是否重要假日等)有关。

     ■邀请

     不管什么样的会议或者展览,主办者当然希望适宜的对象(客户)参加。作为主办者,邀请的方式非常重要。通常情况下,邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。
     信息发布——从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等,有些还附送会议(展)企划书,可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。
     回执——对于主办者来说,回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后,通常需要统计(在这之前,需要提醒的是回执单的设计非常重要,应当是合理且圆满的,应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志),接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排,回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可。回执需要注意的是,如果会展课题允许,应该考虑到参与者的特殊要求,譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等,如果回执清楚,那么对会展的有序安排会起到很大帮助。
     确认通知——如果会务费用确认或者有其他方式可以确认,可以发出确认通知。同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。

     ■签到与入住安排

     如果是小型商务会议,签到相对简单,仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览,那么签到 就是一项复杂的工作。 通常情况下,会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱,必要的 流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间 号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙,通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能,尽量使用计算机作签到。一般情况下,签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。
     如果事先将回执的项目设计得很周全,对于签到及入住安排有很大帮助。

     ■餐饮安排

     一般而言,展览不统一安排餐饮(特邀嘉宾或者重要客户除外),会议通常统一安排餐饮。餐饮安 排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。 统一安排餐饮的会议,对于成本的控制非常重要,自助餐一般可以发餐券控制(很多酒店对于自助 餐的开设有就餐人数的最低要求),可以事先制订餐标及餐谱,严格区分正式代表与随行人员、家属, 特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有:开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是,会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况,不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐,可采取那桌够人数那桌开席的做法,以保证就餐者的权益。

     ■交际/酒会

     交际/酒会一般需要细心策划。酒会的目的是加强公共关系及客户感情联谊,所以氛围十分重要。 交际/酒会通常在一个环境相对封闭且有特色的地方举行。涉及的环节有:乐队(或者音响、音源)、节 目及演员、节目单、酒水、水果、点心、烧烤食品、道具、烧烤用具、司仪、交通工具、天气预报、第二方案、电器技师、保安人员、临时舞伴、助兴烟火、厨师、服务人员等。
     重点:场地、节目、司仪、安全保障、服务程序。

     由于酒会的规模及目的不同,没有完整的标准酒会模式,只能借鉴一些已经举办过的酒会实例。

      
      【业务范围】

     1、接待会议类别:科研机构、机关、学校和各培训中心的学术研讨会、笔会、论文发布会、各类培训班;企业业务洽谈会、订货会、新产品推广会、集团公司董事会、奖评会、客户联谊会、行业研讨会等各类型会议和展览等;
     2.接待会议人数: 不限
     3.会议标准:(按会务组的要求可提供各种标准的接待)
         住   宿:按酒店内部价
         会   场:根据需要可提供10人至2000人的会议室或报告大厅。 
         用   餐:多种标准供选择。
        接站及用车:专车全天接站;优惠价格提供会议期间用车服务。
         票   务:免费代订返程飞机票;代订返程卧铺票。
        考察安排:提供多条考察线路,优惠价格安排参会代表的会后考察活动
        备   注:具体执行情况,以双方协商为准。

        【会议服务】

     1、免费代订酒店、餐厅、会议室并争取最优折扣
     2. 会议期间免费提供经验丰富的接待人员协助会务组工作(包括办理代表签到、解释、资料整   理分发、分房、展台规划及会场布置等工作)
     3、机场、火车站接送参会代表,免费代订返程飞机票
     4、提供外语翻译、摄像、礼仪、公关和文秘服务
     5、提供会议所需的白板、纸笔、音像设备、投影仪等设备
     6、根据会议课题的要求邀请专家授课
     7、为会议期间的重要客人提供特殊照顾和服务
     8、优惠价格安排参会代表的会后考察活动
     9、本公司能为政府部门、非政府组织、公司等各类企事业单位提供会议所需的相关服务
     10、景点景区、旅游空调用车、旅游保险、优秀导游服务,一应俱全。
     11、按客户要求开出发票(会议票)

      【会议接待】
     会议意向--会议报价--考察设施--确定会议召开--会议详细安排计划--会议计划实施
     策划:主题择定、模式定位、议程安排、组织协调、公关关系、媒体报道。

 

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